Achats
La plate-forme des marchés publics de l’Ile de France
20/05/13
La plate-forme des marchés publics des collectivités franciliennes a été lancée officiellement fin avril 2013. Ce groupement de collectivités à l’initiative du projet a pour chef de fil le conseil régional d’Ile de France. L’objectif à long terme est de regrouper le maximum de procédures de marchés publics des pouvoirs adjudicateurs de la région. L’adhésion des collectivités à la plate-forme se fait au prorata du nombre d’habitants avec un prix d’entrée de 300 euros/an pour les communes inférieures à 1 000 habitants.
Source : http://www.lagazettedescommunes.com/
Alertes Administration Numérique N°5 – Vol.11
Circulaire pour encourager les acheteurs de l’Etat à l’utilisation des procédures dématérialisées
20/05/13
Une circulaire publiée début avril 2013 rappelle aux acheteurs de l’Etat les différentes procédures dématérialisées par la plate-forme Place, certaines procédures proposées étant encore méconnues. Il est conseillé d’utiliser le plus possible la messagerie sécurisée de la plate-forme car elle est source d’économie en termes de coûts de publicité et de frais postaux. D’autre part l’utilisation de l’interface Place/Chorus permet d’accélérer et de fiabiliser le traitement des données.
Source : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/
Alertes Administration Numérique N°5 – Vol.11
Livre d’or des bonnes pratiques pour la passation de marchés publics en ligne
22/04/13
Un livre d’or des bonnes pratiques pour la passation de marchés publics en ligne a été mis en avant par la Commission européenne. Cette dernière rappelle qu’il existe en Europe quelques 300 systèmes de passation électronique de marchés publics et qu’il n’est pas aisé pour les entreprises de répondre à des appels d’offres gérés sur différentes plates-formes.
Source : europa.eu
Alertes Administration Numérique N°4 – Vol.11
Un portail francilien pour agréger les marchés publics de la Région
21/01/13
Pour faciliter l’accès des entreprises aux marchés publics de la Région Île de France, un GIP a été créé pour gérer un portail dédié agrégeant l’ensemble des marchés publics. Les membres de ce GIP sont à ce jour l’ensemble des départements franciliens à l’exception du département des Yvelines, des communautés d’agglomération, des communes et autres organismes publics. D’ici 2019 sont attendues plus de 1 000 collectivités adhérentes.
Source : www.lagazettedescommunes.com
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Cas de la Ville de Paris : dématérialisation des pièces budgétaires et comptables
21/01/13
La ville de Paris a entamé en 2010 plusieurs projets de dématérialisation dont certains sont déjà arrivé à échéance. C’est le cas de celui qui concerne la dématérialisation des pièces comptables en dépenses et en recettes. En cela, la ville de Paris se positionne en exemple pour d’autres grandes villes françaises.
Revenons sur les différents processus dématérialisés !
1- Les pièces des dépenses
Lorsqu’un fournisseur envoie une facture, cette dernière est traité par une équipe centralisée appelée centre facturier. Cette équipe est équipée de scanner industriel à gros tirage. Ils sont connectés sur la solution « Captiva » (Editeur EMC) qui crée à la fois une image de la facture et un fichier de données. Les images sont stockées dans une Gestion Electronique de Document (GED) appelée Documentum (Editeur EMC) et les données de gestion sont injectées dans le SI Financier et comptable (Editeur SAP). Ce système permet de traiter 80% des factures sont ajouts de données. Les 20% restants en plus de la validation par un agent nécessitent une ou plusieurs saisies complémentaires.
Afin d’avoir une approche durable, les comptables sont équipés de doubles écrans. Le premier permet de valider la pièce et d’en demander le paiement, le second permet de visionner les pièces dématérialisées sans les réimprimer.
Une fois validées, la ville transmet ses pièces de paiement (liquidations) au comptable, au format dématérialisé ainsi que les Pièces Justificatives (documents de marchés, calcul des révisions de prix, rib, …). Ce dernier point place la ville comme précurseur, les pièces justificatives (PJ) étant encore très peu transmises sous ce format en France. Une partie est directement générée par le SI financier et comptable de la collectivité parisienne (progiciel SAP), une autre partie est scannée et rattachée dans SAP par les utilisateurs. La nuit des programmes tournent et rapprochent dans un flux les pièces de paiement et les PJ associées.
Pour la transmission au comptable, la société CDC Fast a été retenu comme tiers de confiance. Elle assure la signature des pièces et leurs archivages. Elle transmet ensuite le flux XML vers l’application Hélios (système comptable du Ministère des Finances pour les collectivités).
Plusieurs milliards d’euros de budget annuel sont ainsi transmis tous les ans. Ce projet a permis de renforcer le dialogue avec les services de l’Etat tout en faisant économiser à chacun des acteurs de nombreux m2 d’archives afin d’éliminer certaines pièces justificatives et simplifier ainsi les procédures.
2- Les pièces de recettes
En recette, la pièce initiale n’est pas envoyée par un fournisseur. Elle est calculée dans 20% des cas (mais 80% des volumes) directement dans le système SAP. Dans 80% des cas, elle est issues des applications spécifiques ou plus anciennes qui se déversent dans SAP. On y trouve notamment la facturation de la taxe de séjour, des crèches de centres de loisirs, etc.
De la même manière, après validation des agents de la collectivité, les pièces sont transmises aux services de l’Etat en passant par CDC Fast au format XML et à destination d’Hélios. Ces pièces sont elles aussi présentes dans la GED Documentum.
3- A venir – le Budget
Ce projet entre dans le cadre du projet de l’Etat « Actes Budgétaires ». Il s’agit des documents budgétaires votés par le conseil municipal (notamment BP, DM, BS et CA). Issues de SAP, les données afférentes sont mises eu format XML et injectées dans Actes budgétaires (Ministère de l’Intérieur).
4- Portail Fournisseur
Dans la continuité de la dématérialisation des pièces financières et comptables (dont les factures), la ville de Paris va mettre en oeuvre des services en ligne au bénéfice des fournisseurs, en leur proposant un portail pour suivre différents évènements de leur relation avec la ville : paiement, mise à jour de données bancaires, réédition de factures, etc. Ce projet était uniquement envisageable après la réalisation de la première étape de dématérialisation des dépenses et de leur gestion comptable. Le logiciel du portail fournisseur est un développement spécifique réalisé par la Ville de Paris à partir de la solution open source Lutèce.
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Informations issues d’un entretien conduit par MARKESS International avec la Ville de Paris
Interview du responsable du domaine IT du service des achats de l’Etat
22/11/12
Le service des achats de l’Etat a pour objectif de réaliser 1 milliard d’euros d’économies en 3 ans. Dans le domaine IT/télécoms/impression/affranchissements, le budget mutualisé aujourd’hui dépasse les 2 milliards d’euros. Les leviers pour y parvenir sont : la massification des achats, l’optimisation contractuelle et la transformation du système d’information en collaboration avec la Disic. Ces ambitions passent par une meilleure synergie entre acheteurs et DSI. Les acheteurs se positionnent comme des offreurs de services auprès des DSI afin de leur apporter ce dont elles ont besoin. La collaboration en amont sur les projets devient primordiale.
Source : CIO-Online
Alertes Administration Numérique N°11 – Vol.10
Chorus et la gestion des déplacements temporaires
22/10/12
Le progiciel Chorus de l’Etat s’équipe d’une solution spécifique à la gestion des déplacements temporaires, activités générant environ 2 millions d’états de frais par an et représentant en 2008, 13% des dépenses liés aux achats de fonctionnement de l’État. C’est pourquoi, pour améliorer la performance de ce domaine, il a été décidé de moderniser le parc applicatif non homogène sur cette thématique au sein des ministères et de privilégier les processus dématérialisés.
Source : décision-Achats.fr
Alertes Administration Numérique N°10 – Vol.10
Rapport du service des achats de l’Etat : gain financier de 300 millions d’euros en 2011
22/10/12
Le service des achats de l’Etat a publié son rapport annuel 2011. Trois axes sont développés : la poursuite de la modernisation de l’achat public, l’accentuation de la dynamique interministérielle et le développement du professionnalisme des acheteurs publics. Parmi les bénéfices concrets est annoncé un gain financier de plus de 300 millions d’euros pour l’année 2011. En termes de professionnalisation des acheteurs, de nouveaux outils leur ont été proposés comme la cartographie interministérielle des achats de l’État sur la base des dépenses réalisées en 2010, afin de leur permettre de connaître la part des fournisseurs travaillant sur leurs segments et d’élaborer leurs stratégies. En termes de dématérialisation en amont de l’achat, est notée une avancée pour la commande des fournitures de bureau grâce au « site internet du titulaire retenu ». Des accès individuels sécurisés par nom d’utilisateur et mot de passe ouvrent accès à la commande aux seuls produits du catalogue issu du marché. La dématérialisation concerne aussi le développement de la carte d’achats.
Source : economie.gouv.fr, Décision-Achats.fr
Alertes Administration Numérique N°10 – Vol.10
Arrêté relatif à la signature électronique dans les marchés publics
18/07/12
Un arrêté relatif à la signature électronique dans le cadre des marchés publics a été publié le 3 juillet 2012. Il est précisé que les acheteurs publics et les opérateurs économiques peuvent utiliser un certificat de signature appartenant à une des trois catégories définies dans l’arrêté. Le signataire doit transmettre, avec le document signé, le mode d’emploi permettant de procéder aux vérifications nécessaires. Le signataire utilise également l’outil technique de son choix pour apposer la signature. L’arrêté permet également le recours à un parapheur électronique : le texte définit précisément cet outil. Cependant, « chaque signature doit pouvoir être vérifiée indépendamment des autres ».
Source : Citia
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
La dématérialisation des marchés publics : la règle d’ici 2016 selon l’Union Européenne
21/05/12
La dématérialisation des marchés publics a prouvé, chiffres à l’appui, les économies générées : les entités qui ont déjà adopté la passation dématérialisée des marchés publics auraient réduit leur dépenses de 5%, représentant une somme de 100 milliards d’économie par an. C’est pourquoi, la Commission Européenne propose d’établir que « la passation électronique soit la règle plutôt que l’exception, en en faisant la méthode standard dans toute l’UE d’ici à la mi-2016″.
Source : Europa
Alertes de l’administration N°5 – Vol.10