Finances & comptabilité
Cas de la Ville de Paris : dématérialisation des pièces budgétaires et comptables
21/01/13
La ville de Paris a entamé en 2010 plusieurs projets de dématérialisation dont certains sont déjà arrivé à échéance. C’est le cas de celui qui concerne la dématérialisation des pièces comptables en dépenses et en recettes. En cela, la ville de Paris se positionne en exemple pour d’autres grandes villes françaises.
Revenons sur les différents processus dématérialisés !
1- Les pièces des dépenses
Lorsqu’un fournisseur envoie une facture, cette dernière est traité par une équipe centralisée appelée centre facturier. Cette équipe est équipée de scanner industriel à gros tirage. Ils sont connectés sur la solution « Captiva » (Editeur EMC) qui crée à la fois une image de la facture et un fichier de données. Les images sont stockées dans une Gestion Electronique de Document (GED) appelée Documentum (Editeur EMC) et les données de gestion sont injectées dans le SI Financier et comptable (Editeur SAP). Ce système permet de traiter 80% des factures sont ajouts de données. Les 20% restants en plus de la validation par un agent nécessitent une ou plusieurs saisies complémentaires.
Afin d’avoir une approche durable, les comptables sont équipés de doubles écrans. Le premier permet de valider la pièce et d’en demander le paiement, le second permet de visionner les pièces dématérialisées sans les réimprimer.
Une fois validées, la ville transmet ses pièces de paiement (liquidations) au comptable, au format dématérialisé ainsi que les Pièces Justificatives (documents de marchés, calcul des révisions de prix, rib, …). Ce dernier point place la ville comme précurseur, les pièces justificatives (PJ) étant encore très peu transmises sous ce format en France. Une partie est directement générée par le SI financier et comptable de la collectivité parisienne (progiciel SAP), une autre partie est scannée et rattachée dans SAP par les utilisateurs. La nuit des programmes tournent et rapprochent dans un flux les pièces de paiement et les PJ associées.
Pour la transmission au comptable, la société CDC Fast a été retenu comme tiers de confiance. Elle assure la signature des pièces et leurs archivages. Elle transmet ensuite le flux XML vers l’application Hélios (système comptable du Ministère des Finances pour les collectivités).
Plusieurs milliards d’euros de budget annuel sont ainsi transmis tous les ans. Ce projet a permis de renforcer le dialogue avec les services de l’Etat tout en faisant économiser à chacun des acteurs de nombreux m2 d’archives afin d’éliminer certaines pièces justificatives et simplifier ainsi les procédures.
2- Les pièces de recettes
En recette, la pièce initiale n’est pas envoyée par un fournisseur. Elle est calculée dans 20% des cas (mais 80% des volumes) directement dans le système SAP. Dans 80% des cas, elle est issues des applications spécifiques ou plus anciennes qui se déversent dans SAP. On y trouve notamment la facturation de la taxe de séjour, des crèches de centres de loisirs, etc.
De la même manière, après validation des agents de la collectivité, les pièces sont transmises aux services de l’Etat en passant par CDC Fast au format XML et à destination d’Hélios. Ces pièces sont elles aussi présentes dans la GED Documentum.
3- A venir – le Budget
Ce projet entre dans le cadre du projet de l’Etat « Actes Budgétaires ». Il s’agit des documents budgétaires votés par le conseil municipal (notamment BP, DM, BS et CA). Issues de SAP, les données afférentes sont mises eu format XML et injectées dans Actes budgétaires (Ministère de l’Intérieur).
4- Portail Fournisseur
Dans la continuité de la dématérialisation des pièces financières et comptables (dont les factures), la ville de Paris va mettre en oeuvre des services en ligne au bénéfice des fournisseurs, en leur proposant un portail pour suivre différents évènements de leur relation avec la ville : paiement, mise à jour de données bancaires, réédition de factures, etc. Ce projet était uniquement envisageable après la réalisation de la première étape de dématérialisation des dépenses et de leur gestion comptable. Le logiciel du portail fournisseur est un développement spécifique réalisé par la Ville de Paris à partir de la solution open source Lutèce.
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Informations issues d’un entretien conduit par MARKESS International avec la Ville de Paris
Facturation électronique pour les marchés publics : consultation de la commission européenne
22/11/12
La Commission européenne vient de lancer une concertation publique relative à la facturation électronique dans les marchés publics. Elle s’adresse aux autorités publiques et aux entreprises qui sont invitées à y répondre avant le 14 janvier 2013. Cette consultation doit notamment régler la question de la multiplicité des systèmes de facturation électronique au sein des différents pays européens, constat qui ne facilite pas les transaction d’entreprises transfrontalières. Il est également question de la nécessité de rendre la facturation électronique obligatoire à tous les marchés publics de l’Union européenne.
Source : europa.eu
Alertes Administration Numérique N°11 – Vol.10
Chorus et la gestion des déplacements temporaires
22/10/12
Le progiciel Chorus de l’Etat s’équipe d’une solution spécifique à la gestion des déplacements temporaires, activités générant environ 2 millions d’états de frais par an et représentant en 2008, 13% des dépenses liés aux achats de fonctionnement de l’État. C’est pourquoi, pour améliorer la performance de ce domaine, il a été décidé de moderniser le parc applicatif non homogène sur cette thématique au sein des ministères et de privilégier les processus dématérialisés.
Source : décision-Achats.fr
Alertes Administration Numérique N°10 – Vol.10
L’Agence Nationale de la Recherche renouvelle son outil de gestion
18/07/12
Suite à une évolution de ses activités, l’Agence Nationale de Recherche (ANR) connait depuis 2010 de nouveaux enjeux à relever en terme de gestion : internalisation des appels à projets (auparavant sous-traités à des entités support comme le CNRS), lancement du Grand Emprunt. L’ANR se retrouve ainsi gestionnaire d’un fonds de pas moins de 22,7 milliards d’euros. Spécialisée dans le financement des outils de recherche, l’entité publique gère des relations avec des partenaires dont bien souvent les processus associés sont au format papier (paiement des bénéficiaires, examen et sélection des dossiers par des experts). C’est pourquoi l’ANR a renouvelé son outil de gestion afin d’étendre le périmètre fonctionnelle (comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion des marchés, logistique – pour suivre les flux financiers -, gestion de projet, trésorerie, immobilisations, frais de mission).
Source : LeMagIT.fr
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
La direction générale de l’aviation civile se dote d’une DSI de l’informatique de gestion
18/07/12
La direction générale de l’aviation civile (DGAC) a mis en place une DSI au bénéfice de l’informatique de gestion, en parallèle de sa DSI technique. Cette DSI, rattachée directement au secrétariat général, a notamment conduit la modernisation du SI financier, du SIRH et travaille sur un portail intranet (applicatifs, information/communication, communautés virtuelles…). Cette DSI était nécessaire pour évoluer vers l’amélioration de la performance en interne, un certain retard ayant été pris à ce sujet. Les défis à venir consistent à consolider l’implantation de cette DSI avec des compétences humaines et un budget stable. Enfin, il s’agit de coordonner aussi pour elle d’un défi culturel : au-delà de l’aspect technique de l’informatique, il s’agit de faire en sorte que le personnel s’approprie les usages associés (portail applicatifs….). Soixante communautés sont actuellement identifiées et représentent 10% du personnel. La culture du réseau devrait renforcer cette politique de communautés.
Source : CIO
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
Cas de l’AIFE : pilote pour la dématérialisation de factures
21/05/12
L’agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a sélectionné l’entreprise Econocom pour la mise en place du pilote pour la dématérialisation fiscale des factures de l’Etat. Le solution choisie sera réalisée en mode EDI et PDF avec la solution de l’éditeur Cegedim.
Source : LeMagIT
Alertes de l’administration N°5 – Vol.10
Cas des hospices civiles de Lyon : dématérialisation des factures
16/04/12
Les hospices civiles de Lyon ont choisi leur solution pour leur projet de dématérialisation des factures auprès de 200 000 fournisseurs de leurs 14 établissements publics. Ce projet de dématérialisation s’adosse à l’ERP actuellement en place. Cette initiative va permettre de rationaliser et homogénéiser les pratiques et constitue le socle du futur centre de services partagés.
Source : Décideur Public
Alertes de l’administration N°4 – Vol.10
Point d’étape quant à la dématérialisation financière entre la DGFIP et les collectivités locales
16/04/12
La dématérialisation des processus financiers et comptables est une thématique bien enclenchée dans le monde des collectivités locales. Le cadre organisationnel de la dématérialisation est quasiment finalisé : les collectivités et établissements publics locaux sont en mesure de télétransmettre à leur comptable, paie, bordereaux de titres et de mandats, pièces justificatives d’exécution et de passation de marché ainsi que leurs délibérations. Des travaux sont par contre en cours pour la dématérialisation des budgets primitifs et des comptes administratifs, l’édition des avis de sommes à payer et sur la remontée des commentaires du comptable à l’ordonnateur. Sur le plan technique, le chantier est également bien balisé : transmission de flux de données au format XML et utilisation d’un protocole de transfert de données (protocole d’échange standard 2ème version) installé désormais dans toutes les trésoreries de l’Etat. Parmi les documents dématérialisés, la paie figure parmi les chantiers les plus simples à mettre en œuvre alors que les autres chantiers (pièces justificatives…) appellent à un changement des pratiques. Cependant, tous s’accordent à reconnaître les bénéfices au profit d’un travail plus intéressant où les tâches fastidieuses sont éliminées, où les délais de paiement sont réduits. Le prochain enjeu va consister à implémenter une solution capable d’être diffusée à grande échelle jusqu’aux plus petites collectivités, pour la dématérialisation des factures entrantes. La question d’une plate-forme acceptant les factures électroniques au format PDF signées électroniquement, sur un mode semblable aux plates-formes des marchés publics se pose ?
Source : Blog TIC Maires de Grandes Villes
Alertes de l’administration N°4 – Vol.10
Interview de la directrice de l’AIFE : Chorus n’est plus un projet mais un système d’information
16/04/12
Le projet Chorus est désormais abouti et a atteint l’objectif de départ qui consistait à mettre en œuvre la Lolf : le 1er janvier 2012 officialise la date de bascule des comptes de l’Etat dans Chorus. Ce sont aujourd’hui 50 000 utilisateurs et 10 000 connexions par jour sur le progiciel. Les difficultés rencontrées et souvent mises en avant ne sont pas d’ordre technologique selon la directrice de l’AIFE, mais ont à voir avec la refonte des processus encore méconnus des agents lors du passage à Chorus. Par exemple, les retards de paiement auprès de certains fournisseurs ont pu être induits par des marchés qui n’auraient pas été saisis dans Chorus et de ce fait le paiement n’était pas possible en bout de chaîne. L’arrivée de ce nouvel outil a bousculé les pratiques et il a fallu un temps d’adaptation pour que les nouveaux processus soient pris en compte.
Source : CIO
Alertes de l’administration N°4 – Vol.10
Interview du directeur général des ressources du CNRS
16/03/12
Le CNRS entame une réorganisation de ses fonctions support. Le plan d’actions associé propose 3 mesures phares : création d’une nouvelle délégation régionale, rééquilibrage des ressources par délégations et enfin la dématérialisation de factures. Concernant ce dernier point, un service unique sera positionné à Nancy pour réceptionner et scanner l’ensemble des factures prestataires, transmises ensuite aux services concernés.
Source : CNRS
Alertes de l’administration N°3 – Vol.10