Gestion électronique de documents
Cercle de l’Administration Numérique : la gestion électronique de documents au coeur d’une relation citoyen innovante
19/12/12
Dans le cadre de son Cercle de l’Administration Numérique, MARKESS International a accueilli, le 13 décembre 2012, le directeur e-administration du Conseil Général du Tarn, qui a accepté de partager son expérience de mise en oeuvre d’une gestion électronique de documents, brique technologique d’un projet plus ambitieux de gestion de la relation usager. Les décideurs d’administrations présents ont pu échanger sur cette expérience et repérer les points clés pour la conduite d’un tel projet.
Voici les éléments clés de ce projet :
Contexte : volonté d’optimiser les services aux usagers, notamment dans la sphère sociale.
Socle technique : plate-forme de téléprocédures (Smartguide), gestion électronique de documents (EMC), intégrateur (Bull)
Choix du modèle de passation de marché : dialogue compétitif avec, par la suite, des marchés à bons de commande. Il n’y a pas eu de marché en amont pour des services d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Aucune analyse des processus n’a été réalisée. Il a été volontairement décidée de rentrer directement dans le vif du sujet : la modélisation des processus est conduite de manière parallèle et progressive.
Particularités du projet : ce projet de gestion de la relation usager est mené en partenariat avec mon-service-public.fr. Une fédération de comptes des usagers inscrits à la fois sur la site du CG et sur mon-service-public.fr est organisée.
Avancement du projet : la dématérialisation de la relation aux usagers est opérationnelle pour la Maison Départementale des Personnes Handicapés (MDPH). Il s’agit désormais de reproduire ce déploiement vers d’autres procédures.
Enjeux à venir : archivage définitif, valeur probatoire, droit de détruire, protection des données personnelles, recours ou non à une application de type CRM
MARKESS International est intervenu en ouverture en mettant en avant la volonté des décideurs du secteur public de progresser vers la dématérialisation des documents entrants d’ici 2014. Selon les décideurs du secteur public interrogés dans la cadre de l’étude « Optimisation des processus documentaires – Solutions pour les documents entrants & circulants – France, 2012-2014″, leurs documents et courriers entrants devraient se répartir, selon leur format, de la façon suivante d’ici 2014 :
- 42% en « tout numérique »,
- 32% en papier puis ensuite dématérialisé »,
- 17% en papier non dématérialisé,
- 8% à la fois en numérique et en papier.
Pour en savoir plus sur l’étude « Optimisation des processus documentaires – Solutions pour les documents entrants & circulants – France, 2012-2014″ :
Téléchargez le référentiel de pratiques
Consulter la table des matières de l’étude complète
Alertes Administration Numérique N°12 – Vol.10
Cas de la direction du budget : nouvelle étape pour son portail
21/05/12
Le portail de la Direction du Budget entre dans un nouveau cycle. Utilisé par 275 agents, il est construit à partir de solutions open source et se compose d’outils de gestion des documents et des courriers, d’espaces collaboratifs et d’une automatisation de l’élaboration des dossiers, le tout de manière unifiée. Ce dernier propose en outre un accès aux applications du ministère ainsi qu’à diverses sources d’informations (liens, fils d’actualités, notes de service, etc.). La 3ème version en préparation donnera la priorité à la recherche améliorée au sein des courriers, l’automatisation des notes d’information, la mise en place d’un tableau de bord des dossiers en cours d’élaboration et de validation.
Source : Silicon.fr
Alertes de l’administration N°5 – Vol.10
Cercle de l’administration numérique : les atouts d’une gestion intelligente de l’information
24/01/12
Le 17 janvier 2012, le Cercle de l’Administration Numérique de MARKESS International s’est à nouveau réuni pour échanger autour du thème clé : « les atouts d’une gestion intelligente de l’information ». Une vingtaine de responsables du secteur public ont écouté les analystes de MARKESS International sur les tendances majeures de la gestion de l’information au sein du secteur public, illustrées ensuite avec le témoignage du directeur des systèmes d’information du conseil général de Seine-Maritime.
L’expérience du conseil général de Seine-Maritime repose sur une gestion documentaire transversale impliquant une démarche d’urbanisation de processus, opposée à une approche par métier en mode vertical. Le cycle de vie des documents est géré en 3 temps : documents d’utilité courante, documents d’utilité administrative et documents versés aux archives définitives (patrimoine). Pour accéder à la présentation du directeur des systèmes d’information du conseil général de Seine-Maritime, veuillez cliquer ici.
La croissance exponentielle du volume d’informations électroniques non structurées (données issues de sites web, mails, documents bureautiques, solutions collaboratives…) au sein du secteur public soulève des enjeux en faveur d’une meilleure gestion de l’information, qu’il s’agisse d’enjeux :
- De collaboration autour de documents produits très souvent avec l’intervention de différents services ;
- De recherche d’information, pour accéder plus facilement à l’information utile en temps voulu ;
- De gestion des correspondances avec les usagers ou autres partenaires externes, en vue de répondre à leurs demandes dans les meilleures délais ;
- D’accessibilité à l’information, en terme de droits selon des profils utilisateurs, mais aussi en terme de partage avec des partenaires externes ou en situation de mobilité.
Extrait d’études de MARKESS International :
« Gestion de contenu : Nouveaux besoins dans un contexte de collaboration – 2010″
Cercle de l’administration numérique : modernisation des processus au service de la performance du secteur public
2/11/11
Lors du petit-déjeuner du Cercle de l’Administration Numérique d’octobre 2011, MARKESS International a eu le plaisir de recevoir le chef du département de la démographie de l’Insee qui a fait part de son expérience en matière « d’optimisation des processus« .
Dans le contexte actuel, où les administrations françaises concentrent leurs efforts en faveur de l’amélioration de la relation usager et de leur fonctionnement en interne, elles cherchent les moyens d’améliorer leur efficacité opérationnelle. La refonte de certains processus* peut s’avérer alors nécessaire.
Dans sa dernière étude « Amélioration & Automatisation des Processus d’Entreprise : Attentes & Solutions » conduite auprès de décideurs d’organisations privées et publiques, MARKESS International constate les tendances suivantes au sein des administrations françaises :
- Près de 2/3 des décideurs interrogés déclarent que l’intérêt de leur administration vis-à-vis de l’amélioration des processus est présente au niveau de processus clés mais elle n’est cependant pas prise en compte de manière globale par le top management ;
- Les processus métiers nécessitant une amélioration sont plutôt ceux dédiés aux métiers spécifiques de chaque administration au détriment des fonctions de support tels que les ressources humaines, les finances ou encore les achats ;
- Plus de la moitié des décideurs du secteur public privilégient l’optimisation des processus transverses associés à la production documentaire et aux échanges collaboratifs ;
- Parmi les outils les plus utilisés par les décideurs des administrations françaises en 2011 pour améliorer et automatiser leurs processus figuent : les outils de BI, les solutions de collaboration, les outils de gestion de contenu et de l’information (ECM/EIM) ;
- Parmi les outils et approches ayant de belles perspectives d’ici 2012 et au-delà se trouvent : les services web ou les architectures SOA, les solutions de workflow, les outils de modélisation graphique de processus.
* Le processus est généralement traduit par une séquence organisée d’actions ou de tâches qui s’enchaînent et interagissent les unes sur les autres jusqu’à leur clôture ou retour à l’origine (dans le cas de processus itératifs ou répétitifs). Il s’agit le plus souvent de suite d’opérations de gestion, d’enrichissement d’informations, d’échanges collaboratifs, d’événements métier…, pour arriver à une décision. Ces opérations ou actions sont réalisées au travers d’outils (formulaires…) par des acteurs (humains ou automates) aux compétences définies et en respectant des règles métier afin de produire la valeur ajoutée (produit ou service) souhaitée.
Extrait d’études de MARKESS International : « Amélioration & Automatisation des Processus d’Entreprise : Attentes & Solutions »
Alertes de l’administration N°19 – Vol.9
Opérateur national de paye : choix des outils de gestion des référentiels
2/11/11
Avant de déployer un opérateur de paye unique commun aux différents ministères, il convient d’harmoniser les référentiels de ressources humaines connectés aux SIRH des différents ministères. L’ONP vient de notifier la marché pour mettre en place l’outil de gestion des référentiels avec des briques logicielles de type MDM, BRM et GED mais aussi des solutions d’ETL (Extract, Transform and Load), de restitution, de portail et de « search based application ».
Source : cio-online.com
Alertes de l’administration N°19 – Vol.9
Santé en région Picardie : une plate-forme de télémédecine en préparation
1/09/11
Le groupement de coopération sanitaire (GCS) e-santé Picardie a lancé une consultation afin de choisir une solution de plate-forme régionale de télémédecine qui couvrira les actes de téléconsultation, de téléexpertise et de téléassistance. Son périmètre couvrira notamment le partage de documents médicaux, un système de visioconférence haute définition, la production et la gestion de comptes rendus, la gestion de la facturation des actes. Enfin, la plate-forme devra être accessible « en mobilité, notamment pour les radiologues » et disposera d’une « interface avec le DMP ». Un premier déploiement sur deux établissements est prévu d’ici la fin de l’année. Ce projet, non retenu dans le cadre de l’appel à projets « Télémédecine 1″ de l’Asip santé, sera financé sur les fonds du GCS e-santé Picardie, avec l’appui de l’agence régionale de santé (ARS), qui a reçu au mois d’avril 426 000 euros de crédits ministériels destinés à la télémédecine.
Source : TIC Sante
Alertes de l’administration N°15 – Vol.9
Paris optimise sa gestion des documents financiers, du traitement à l’archivage
13/07/11
La capitale va gérer et archiver électroniquement 4 millions de documents financiers par an, à l’aide de 22 ordinateurs et de 2 à 3 signataires par arrondissement. Le prestataire sélectionné assure la gestion de l’ensemble de la chaîne de dématérialisation. Les attentes de la ville de Paris sont clairement de réduire les délais de traitement et les volumes papier et d’améliorer la contrôle des documents.
Source : Silicon
Alertes de l’administration N°13 – Vol.9
Les solutions collaboratives du marché seraient inadaptées au secteur public
30/06/11
Lors d’une interview, le responsable informatique de la direction de la sécurité sociale expose sa recherche de solutions collaboratives pour favoriser le dialogue entre les agents de l’administration et les parlementaires, dans le cadre de la préparation du projet de loi de financement de la sécurité sociale (PLFSS). Les solutions logicielles du marché seraient peu adaptées au secteur public selon lui.
Source : Le Journal du net
Alertes de l’administration N°12 – Vol.9
Ministère de la Justice britannique : un programme de services partagés
31/03/11
Le Ministère de la Justice britannique lance un programme de services partagés commun à l’ensemble de ses services. Il s’agit d’implémenter un ERP, de reprendre les bases de données, de déployer un portail de solutions de gestion des documents et des dossiers judiciaires, en vue de délivrer des services automatisés en self-service. Ce programme vise à « optimiser l’efficacité et la qualité de ses opérations de back-office, avec pour ambition de réaliser des économies annuelles de l’ordre de 31 millions d’euros d’ici à 2013. » La société de services pour implémenter ce projet a été choisie.
Source : Le Journal du Net
Alertes de l’administration N°6 – Vol.9
Le Conseil Général de Seine-Maritime met en oeuvre la gestion du cycle de vie de l’information
21/03/11
Le Conseil Général de Seine Maritime (CG 76) manipule de plus en plus de données numériques. Depuis 2009, il a lancé un projet de gestion du cycle de l’information en accordant sa confiance au consortium Bull-EMC. Plutôt que de mettre en œuvre des solutions de GED propriétaires selon une approche « directions métiers », et afin d’éviter de créer des silos de données, le CG 76 a privilégié une approche transversale reposant sur un référentiel unique. Ce référentiel supportera à terme toutes les applications. Le projet consiste donc à la fois à refondre l’infrastructure de stockage (avec notamment le déploiement de EMC SourceOne pour archiver le contenu de 6 500 boîtes aux lettres) et à mettre en place un socle documentaire reposant sur les technologies Documentum. Le développement d’applications pilotes a été réalisé dans un premier temps sur la partie finances et aides sociales. Les bénéfices attendus sont d’améliorer la conservation des documents numérisés, de valoriser le patrimoine culturel et de dématérialiser les processus métiers.
Ce retour d’expérience a fait l’objet d’un témoignage lors du Cercle de l’Administration Numérique du 17 janvier 2012 organisé par MARKESS International. Au cours de cet événement ont été évoqué les points suivants :
- Ce projet se justifiait pour réduire les volumes d’une information exponentielle notamment dans le domaine social (gestion des dossiers de l’APA et du handicap) mais aussi pour sécuriser l’information (exemple des pièces de marchés susceptibles de faire l’objet de preuves dans le cas d’interrogations sur les conditions de mise en concurrence) ;
- Les documents papier sont également intégrés aux dossiers électroniques des bénéficiaires grâce à la numérisation (numérisation de masse avec une chaîne technique ou acquisition manuelle avec scanner) ;
- L’architecture est composée de 3 grandes parties : les documents d’utilité courante, les archives intermédiaires et les archives définitives ;
- Un tel projet implique la définition de règles de gestion pour chaque document au sein d’espaces documentaires définis (définition d’un référentiel de données et documentaire) ainsi que des connecteurs vers les applications métiers (web services, développement spécifique…) ;
- Les acteurs sont à la fois la DSI, les métiers relatifs au « social » qui sont très impliqués car ils ressentent les enjeux au quotidien mais aussi le correspondant informatique et libertés et la direction juridique pour s’assurer de la conformité avec la loi ;
- La gestion électronique de documents a vocation à conserver des documents finalisés avec une valeur probante. Lors de l’élaboration de documents en mode collaboratif, c’est la solution Sharepoint de Microsoft qui gère les processus. Les documents ayant une valeur patrimoniales pour le CG 76 peuvent être déversés dans la GED ;
- Concernant la gestion des messages électroniques, les principes suivants ont été actés mais ne sont pas encore mis en œuvre : une charte valide le fait que le contenu des e-mails est une information « d’entreprise » tout en tolérant un usage personnel à condition que ces derniers soient classés dans un dossier spécifique clairement mentionné. Pour les e-mails avec un contenu « d’entreprise », il a été mis en place une solution de déduplication. Au bout de 120 jours, le processus de déduplication s’applique a chaque e-mail qui sera supprimé au bout de 5 ans, sauf si l’agent décide qu’il faut le conserver dans la GED. 75% des espaces de stockage peuvent ainsi être réduits ;
- La consultation comprenait 2 volets : l’infrastructure de stockage existante étant à bout de souffle et coûteuse à maintenir, la révision de celle-ci a été estimée à près de 1 ME (passage SAN, gains sur le stockage avec la déduplication…) avec un ROI, vite démontré, de 3 à 4 ans. Pour la partie logiciel GED, intégration et développement, elle se chiffre également à environ 1 ME avec un ROI plus difficile à démontrer (car ce sont des domaines touchant aux processus organisationnels et à la productivité).
Pour accéder à la présentation, cliquez sur l’image ci-dessous
Voir aussi l’expérience de la ville de Paris