Numérisation & dématérialisation
La plate-forme des marchés publics de l’Ile de France
20/05/13
La plate-forme des marchés publics des collectivités franciliennes a été lancée officiellement fin avril 2013. Ce groupement de collectivités à l’initiative du projet a pour chef de fil le conseil régional d’Ile de France. L’objectif à long terme est de regrouper le maximum de procédures de marchés publics des pouvoirs adjudicateurs de la région. L’adhésion des collectivités à la plate-forme se fait au prorata du nombre d’habitants avec un prix d’entrée de 300 euros/an pour les communes inférieures à 1 000 habitants.
Source : http://www.lagazettedescommunes.com/
Alertes Administration Numérique N°5 – Vol.11
Dématérialisation de la déclaration d’intention d’aliéner : état des lieux
20/05/13
La dématérialisation de déclaration d’intention d’aliéner est en expérimentation depuis plusieurs mois par la ville de Niort en partenariat avec le SGMAP et le conseil supérieur du notariat. Cette procédure devrait entrer en phase de généralisation très prochainement. Pour rappel, la déclaration d’intention d’aliéner est réalisée par les notaires pour les propriétaires souhaitant céder un lien et vise à informer les mairies afin qu’elles puissent exercer leur droit d’achat prioritaire. La démarche papier génère en effet un certain nombre d’échanges papier, qu’il convenait d’optimiser. La dématérialisation représenterait un gain de 7 à 10 millions d’euros. La généralisation de la plate-forme d’échange de données vers d’autres communes au cours de l’année 2013 ne les dispensera pas d’adapter en interne leur logiciel métier en créant une interface adaptée.
Source : Localtis
Alertes Administration Numérique N°5 – Vol.11
Circulaire pour encourager les acheteurs de l’Etat à l’utilisation des procédures dématérialisées
20/05/13
Une circulaire publiée début avril 2013 rappelle aux acheteurs de l’Etat les différentes procédures dématérialisées par la plate-forme Place, certaines procédures proposées étant encore méconnues. Il est conseillé d’utiliser le plus possible la messagerie sécurisée de la plate-forme car elle est source d’économie en termes de coûts de publicité et de frais postaux. D’autre part l’utilisation de l’interface Place/Chorus permet d’accélérer et de fiabiliser le traitement des données.
Source : http://circulaire.legifrance.gouv.fr/
Alertes Administration Numérique N°5 – Vol.11
Instauration d’un droit du public à saisir l’administration par voie électronique
20/05/13
Le projet de loi pour la simplification des relations entre l’administration et les citoyens instaure un droit du public à saisir par voie électronique les administrations de l’Etat, les collectivités territoriales, et tout établissement public. Cette disposition consacre la reconnaissance d’un droit de saisir l’administration par courrier électronique alors que les services en ligne se multiplient depuis ces dernières années. Il est également exposé que « lorsque la présence physique de l’usager n’est pas requise, celui-ci disposerait également d’un droit de répondre par mail à une requête de l’administration ». Le seul bémol à cette initiative est la non précision du délai de réponses aux courriers électroniques.
Source : http://www.legifrance.gouv.fr/
Alertes Administration Numérique N°5 – Vol.11
Livre d’or des bonnes pratiques pour la passation de marchés publics en ligne
22/04/13
Un livre d’or des bonnes pratiques pour la passation de marchés publics en ligne a été mis en avant par la Commission européenne. Cette dernière rappelle qu’il existe en Europe quelques 300 systèmes de passation électronique de marchés publics et qu’il n’est pas aisé pour les entreprises de répondre à des appels d’offres gérés sur différentes plates-formes.
Source : europa.eu
Alertes Administration Numérique N°4 – Vol.11
Nouvelle mise en garde pour le DMP
19/03/13
Le rapport de la Cour des Comptes aborde, comme chaque année, le dossier complexe du dossier médical personnel et réitère une série de recommandations pour améliorer son déploiement. Fin 2012, 260 000 DMP ont été néanmoins ouverts pour un coût global estimé à 200 millions d’euros. Il faut ajouter à cela les coûts des autres téléservices de santé tels que le dossier pharmaceutique, le dossier communicant cancer, les dossiers patients informatisés, la configuration du poste de travail du professionnel de santé et la mise en place de la messagerie sécurisée.
Source : linformaticien.com
Alertes Administration Numérique N°3 – Vol.11
Un portail francilien pour agréger les marchés publics de la Région
21/01/13
Pour faciliter l’accès des entreprises aux marchés publics de la Région Île de France, un GIP a été créé pour gérer un portail dédié agrégeant l’ensemble des marchés publics. Les membres de ce GIP sont à ce jour l’ensemble des départements franciliens à l’exception du département des Yvelines, des communautés d’agglomération, des communes et autres organismes publics. D’ici 2019 sont attendues plus de 1 000 collectivités adhérentes.
Source : www.lagazettedescommunes.com
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Cas de la Ville de Paris : dématérialisation des pièces budgétaires et comptables
21/01/13
La ville de Paris a entamé en 2010 plusieurs projets de dématérialisation dont certains sont déjà arrivé à échéance. C’est le cas de celui qui concerne la dématérialisation des pièces comptables en dépenses et en recettes. En cela, la ville de Paris se positionne en exemple pour d’autres grandes villes françaises.
Revenons sur les différents processus dématérialisés !
1- Les pièces des dépenses
Lorsqu’un fournisseur envoie une facture, cette dernière est traité par une équipe centralisée appelée centre facturier. Cette équipe est équipée de scanner industriel à gros tirage. Ils sont connectés sur la solution « Captiva » (Editeur EMC) qui crée à la fois une image de la facture et un fichier de données. Les images sont stockées dans une Gestion Electronique de Document (GED) appelée Documentum (Editeur EMC) et les données de gestion sont injectées dans le SI Financier et comptable (Editeur SAP). Ce système permet de traiter 80% des factures sont ajouts de données. Les 20% restants en plus de la validation par un agent nécessitent une ou plusieurs saisies complémentaires.
Afin d’avoir une approche durable, les comptables sont équipés de doubles écrans. Le premier permet de valider la pièce et d’en demander le paiement, le second permet de visionner les pièces dématérialisées sans les réimprimer.
Une fois validées, la ville transmet ses pièces de paiement (liquidations) au comptable, au format dématérialisé ainsi que les Pièces Justificatives (documents de marchés, calcul des révisions de prix, rib, …). Ce dernier point place la ville comme précurseur, les pièces justificatives (PJ) étant encore très peu transmises sous ce format en France. Une partie est directement générée par le SI financier et comptable de la collectivité parisienne (progiciel SAP), une autre partie est scannée et rattachée dans SAP par les utilisateurs. La nuit des programmes tournent et rapprochent dans un flux les pièces de paiement et les PJ associées.
Pour la transmission au comptable, la société CDC Fast a été retenu comme tiers de confiance. Elle assure la signature des pièces et leurs archivages. Elle transmet ensuite le flux XML vers l’application Hélios (système comptable du Ministère des Finances pour les collectivités).
Plusieurs milliards d’euros de budget annuel sont ainsi transmis tous les ans. Ce projet a permis de renforcer le dialogue avec les services de l’Etat tout en faisant économiser à chacun des acteurs de nombreux m2 d’archives afin d’éliminer certaines pièces justificatives et simplifier ainsi les procédures.
2- Les pièces de recettes
En recette, la pièce initiale n’est pas envoyée par un fournisseur. Elle est calculée dans 20% des cas (mais 80% des volumes) directement dans le système SAP. Dans 80% des cas, elle est issues des applications spécifiques ou plus anciennes qui se déversent dans SAP. On y trouve notamment la facturation de la taxe de séjour, des crèches de centres de loisirs, etc.
De la même manière, après validation des agents de la collectivité, les pièces sont transmises aux services de l’Etat en passant par CDC Fast au format XML et à destination d’Hélios. Ces pièces sont elles aussi présentes dans la GED Documentum.
3- A venir – le Budget
Ce projet entre dans le cadre du projet de l’Etat « Actes Budgétaires ». Il s’agit des documents budgétaires votés par le conseil municipal (notamment BP, DM, BS et CA). Issues de SAP, les données afférentes sont mises eu format XML et injectées dans Actes budgétaires (Ministère de l’Intérieur).
4- Portail Fournisseur
Dans la continuité de la dématérialisation des pièces financières et comptables (dont les factures), la ville de Paris va mettre en oeuvre des services en ligne au bénéfice des fournisseurs, en leur proposant un portail pour suivre différents évènements de leur relation avec la ville : paiement, mise à jour de données bancaires, réédition de factures, etc. Ce projet était uniquement envisageable après la réalisation de la première étape de dématérialisation des dépenses et de leur gestion comptable. Le logiciel du portail fournisseur est un développement spécifique réalisé par la Ville de Paris à partir de la solution open source Lutèce.
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Informations issues d’un entretien conduit par MARKESS International avec la Ville de Paris
La bibliothèque numérique de la ville de Lyon
21/01/13
Fin 2012, la ville de Lyon a lancé officiellement sa bibliothèque numérique composé de fonds anciens des livres de la Bibliothèque Municipale de Lyon. Nommé Numelyo, ce projet avait fait polémique à la signature du contrat avec Google en 2008. La ville de Lyon a néanmoins réussi à échapper à la clause d’exclusivité d’indexation.
Accès à la bibliothèque numérique de Lyon
Source : revue-reseau-tic.net
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Mise à jour du guide relatif à la dématérialisation des marchés publics
21/01/13
La direction des affaires juridiques du Ministère de l’Economie a publié la mise à jour du guide de la dématérialisation des marchés publics. Elle intègre notamment l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics.
Source : www.economie.gouv.fr
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11