Témoignages
Projet de terminaux mobiles présenté par le responsable de l’informatique de l’hospitalisation à domicile de l’AP-HP
22/04/13
Le responsable de l’informatique de l’hospitalisation à domicile présente le projet de terminaux mobiles en cours d’implémentation à l’AP-HP. L’objectif est de permettre la saisie des données patients, au domicile de celui-ci, à partir de tablettes et de partager directement ces données avec les unités de soins. Le déploiement progressif entre les unités de soins doit s’étaler sur l’année 2013.
Source : JDN
Alertes Administration Numérique N°4 – Vol.11
Cas de la Ville de Paris : dématérialisation des pièces budgétaires et comptables
21/01/13
La ville de Paris a entamé en 2010 plusieurs projets de dématérialisation dont certains sont déjà arrivé à échéance. C’est le cas de celui qui concerne la dématérialisation des pièces comptables en dépenses et en recettes. En cela, la ville de Paris se positionne en exemple pour d’autres grandes villes françaises.
Revenons sur les différents processus dématérialisés !
1- Les pièces des dépenses
Lorsqu’un fournisseur envoie une facture, cette dernière est traité par une équipe centralisée appelée centre facturier. Cette équipe est équipée de scanner industriel à gros tirage. Ils sont connectés sur la solution « Captiva » (Editeur EMC) qui crée à la fois une image de la facture et un fichier de données. Les images sont stockées dans une Gestion Electronique de Document (GED) appelée Documentum (Editeur EMC) et les données de gestion sont injectées dans le SI Financier et comptable (Editeur SAP). Ce système permet de traiter 80% des factures sont ajouts de données. Les 20% restants en plus de la validation par un agent nécessitent une ou plusieurs saisies complémentaires.
Afin d’avoir une approche durable, les comptables sont équipés de doubles écrans. Le premier permet de valider la pièce et d’en demander le paiement, le second permet de visionner les pièces dématérialisées sans les réimprimer.
Une fois validées, la ville transmet ses pièces de paiement (liquidations) au comptable, au format dématérialisé ainsi que les Pièces Justificatives (documents de marchés, calcul des révisions de prix, rib, …). Ce dernier point place la ville comme précurseur, les pièces justificatives (PJ) étant encore très peu transmises sous ce format en France. Une partie est directement générée par le SI financier et comptable de la collectivité parisienne (progiciel SAP), une autre partie est scannée et rattachée dans SAP par les utilisateurs. La nuit des programmes tournent et rapprochent dans un flux les pièces de paiement et les PJ associées.
Pour la transmission au comptable, la société CDC Fast a été retenu comme tiers de confiance. Elle assure la signature des pièces et leurs archivages. Elle transmet ensuite le flux XML vers l’application Hélios (système comptable du Ministère des Finances pour les collectivités).
Plusieurs milliards d’euros de budget annuel sont ainsi transmis tous les ans. Ce projet a permis de renforcer le dialogue avec les services de l’Etat tout en faisant économiser à chacun des acteurs de nombreux m2 d’archives afin d’éliminer certaines pièces justificatives et simplifier ainsi les procédures.
2- Les pièces de recettes
En recette, la pièce initiale n’est pas envoyée par un fournisseur. Elle est calculée dans 20% des cas (mais 80% des volumes) directement dans le système SAP. Dans 80% des cas, elle est issues des applications spécifiques ou plus anciennes qui se déversent dans SAP. On y trouve notamment la facturation de la taxe de séjour, des crèches de centres de loisirs, etc.
De la même manière, après validation des agents de la collectivité, les pièces sont transmises aux services de l’Etat en passant par CDC Fast au format XML et à destination d’Hélios. Ces pièces sont elles aussi présentes dans la GED Documentum.
3- A venir – le Budget
Ce projet entre dans le cadre du projet de l’Etat « Actes Budgétaires ». Il s’agit des documents budgétaires votés par le conseil municipal (notamment BP, DM, BS et CA). Issues de SAP, les données afférentes sont mises eu format XML et injectées dans Actes budgétaires (Ministère de l’Intérieur).
4- Portail Fournisseur
Dans la continuité de la dématérialisation des pièces financières et comptables (dont les factures), la ville de Paris va mettre en oeuvre des services en ligne au bénéfice des fournisseurs, en leur proposant un portail pour suivre différents évènements de leur relation avec la ville : paiement, mise à jour de données bancaires, réédition de factures, etc. Ce projet était uniquement envisageable après la réalisation de la première étape de dématérialisation des dépenses et de leur gestion comptable. Le logiciel du portail fournisseur est un développement spécifique réalisé par la Ville de Paris à partir de la solution open source Lutèce.
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Informations issues d’un entretien conduit par MARKESS International avec la Ville de Paris
Cas de l’agglomération de Nîmes : un projet de cloud privé exemplaire
19/12/12
Le DSI de la ville de Nîmes et de son agglomération s’est vu décerné le prix « Cloud Privé » lors des Trophées du Cloud. La DSI de Nîmes a fait le choix de déployer un cloud privé afin de déployer des services auprès de l’ensemble des communes de l’agglomération. Ce choix a été guidé par la volonté d’évoluer vers un système d’information durable, c’est à dire avec un coût énergétique moindre et une meilleure durée de vie. D’autre part, la collectivité était guidée par la nécessité de moderniser la DSI à budget constant : la mutualisation des ressources était donc la solution. Ainsi, ce nouveau mode de fonctionnement a permis aux petites communes de bénéficier des compétences d’une DSI expérimentée, qui leur propose un catalogue de services : l’accès web, la messagerie, le réseau, la fibre optique, la ToIP, la vidéosurveillance. Le changement de fonctionnement de la DSI, devenue un centre de services, n’inquiète pas son DSI, qui prend toute la mesure d’un développement des compétences tournées vers les métiers plutôt que vers le « déploiement de PC ».
Source : Le MagIT
Alertes Administration Numérique N°12 – Vol.10
Cercle de l’Administration Numérique : la gestion électronique de documents au coeur d’une relation citoyen innovante
19/12/12
Dans le cadre de son Cercle de l’Administration Numérique, MARKESS International a accueilli, le 13 décembre 2012, le directeur e-administration du Conseil Général du Tarn, qui a accepté de partager son expérience de mise en oeuvre d’une gestion électronique de documents, brique technologique d’un projet plus ambitieux de gestion de la relation usager. Les décideurs d’administrations présents ont pu échanger sur cette expérience et repérer les points clés pour la conduite d’un tel projet.
Voici les éléments clés de ce projet :
Contexte : volonté d’optimiser les services aux usagers, notamment dans la sphère sociale.
Socle technique : plate-forme de téléprocédures (Smartguide), gestion électronique de documents (EMC), intégrateur (Bull)
Choix du modèle de passation de marché : dialogue compétitif avec, par la suite, des marchés à bons de commande. Il n’y a pas eu de marché en amont pour des services d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Aucune analyse des processus n’a été réalisée. Il a été volontairement décidée de rentrer directement dans le vif du sujet : la modélisation des processus est conduite de manière parallèle et progressive.
Particularités du projet : ce projet de gestion de la relation usager est mené en partenariat avec mon-service-public.fr. Une fédération de comptes des usagers inscrits à la fois sur la site du CG et sur mon-service-public.fr est organisée.
Avancement du projet : la dématérialisation de la relation aux usagers est opérationnelle pour la Maison Départementale des Personnes Handicapés (MDPH). Il s’agit désormais de reproduire ce déploiement vers d’autres procédures.
Enjeux à venir : archivage définitif, valeur probatoire, droit de détruire, protection des données personnelles, recours ou non à une application de type CRM
MARKESS International est intervenu en ouverture en mettant en avant la volonté des décideurs du secteur public de progresser vers la dématérialisation des documents entrants d’ici 2014. Selon les décideurs du secteur public interrogés dans la cadre de l’étude « Optimisation des processus documentaires – Solutions pour les documents entrants & circulants – France, 2012-2014″, leurs documents et courriers entrants devraient se répartir, selon leur format, de la façon suivante d’ici 2014 :
- 42% en « tout numérique »,
- 32% en papier puis ensuite dématérialisé »,
- 17% en papier non dématérialisé,
- 8% à la fois en numérique et en papier.
Pour en savoir plus sur l’étude « Optimisation des processus documentaires – Solutions pour les documents entrants & circulants – France, 2012-2014″ :
Téléchargez le référentiel de pratiques
Consulter la table des matières de l’étude complète
Alertes Administration Numérique N°12 – Vol.10
L’archivage électronique pour les collectivités locales : l’exemple d’e-Megalis Bretagne
22/11/12
Le syndicat e-Megalis Bretagne achève la première partie de son projet d’archivage électronique, suite à l’attribution du marché en regard, conduit sous la forme d’un dialogue compétitif. Il s’agit désormais d’effectuer le déploiement d’ici 2014, au bénéfice de 93 membres*. Trois prestataires ont été retenus sous forme d’un groupement (intégrateur, éditeur et tiers-archiveur agréé par les Archives de France). La particularité du projet réside dans une double localisation des données selon le type d’archives : version externalisée pour les archives intermédiaires et version internalisée au sein des systèmes d’information des collectivités pour les archives définitives.
Source : Décideur Public
Alertes Administration Numérique N°11 – Vol.10
* le Conseil régional de Bretagne, les quatre conseils généraux de Bretagne, onze communautés d’agglomération, 73 communautés de communes, quatre villes, soit un total de 1 065 collectivités éligibles
Notes de tendances sur l’administration centrale : réduction des centres de coûts et projets innovants sous arbitrages budgétaires
25/09/12
Suite aux derniers entretiens conduits par MARKESS International avec des décideurs issus de directions ministérielles, la tonalité des échanges met en exergue la priorité donnée aux réduction des coûts induits par les systèmes d’information, les chantiers de modernisation et d’innovation étant relégués à l’arbitrage des décisions budgétaires dans le cadre de la loi de finances 2013.
La réduction des centres de coûts informatiques passe par une stratégie d’urbanisation des systèmes d’information de l’Etat sous la houlette de la Disic, qui œuvre à l’élaboration d’un POS : lorsque les ressources financières viennent à manquer, « on devient intelligent » en élaborant une stratégie transversale et mutualisée. Les postes concernés à court terme sont les infrastructures, les postes de travail et les réseaux.
La seconde exigence consiste à adapter les compétences SIC (système d’information et de communication) pour la bonne conduite des projets : des travaux interministériels analysent ces besoins en compétences, ce qui se traduira à moyen à terme par des choix en matière d’internalisation et/ou d’externalisation de certaines compétences.
De manière générale, il est noté une augmentation des missions et des urgences, en parallèle de moyens qui se raréfient. Cette difficile équation est au détriment de chantiers comme la dématérialisation de documents et procédures, l’archivage électronique, de gestion de l’information ou encore de projets applicatifs dédiés à la modernisation de métiers spécifiques. Ces chantiers de modernisation ne sont pas pour autant abandonnés mais ne seront probablement pas conduits à moyen terme selon le périmètre envisagé initialement : par exemple, le périmètre d’un projet de GED pourrait être restreint sur un type de document ou encore un projet de dématérialisation n’intégrerait pas toutes les briques envisagées à l’origine (GED, archivage, collaboratif, courrier, messagerie). Les arbitrages budgétaires en cours auront le dernier mot sur les priorités.
Alertes de l’administration N°9 – Vol.10
Informations issues d’entretiens conduits par MARKESS International avec l’administration centrale
Cas de la DILA : cloud interne
19/07/12
Quelles sont les perspectives de ce projet ?
- Partenariat avec la DGME et la DGAFP : la Dila héberge notamment les bourses d’emplois de la DGAP.
- Mise à contribution dans le cadre des réflexions interministérielles d’un cloud d’Etat avec la Disic : il s’agirait de proposer des services interministériels. Néanmoins cette ambition implique des besoins en automatisation, car dés lors qu’un service est demandé, il s’agit de garantir la sureté de son fonctionnement.
- Cloud Dila/cloud Andromède : en comparaison avec le projet Andromède qui pourrait également être retenu comme cloud d’Etat dans une logique investisseur, la Dila se positionne dans une logique d’Etat hébergeur. L’un n’exclut pas l’autre, l’Etat pourrait recourir également à Andromède mais pour des données non sensibles dont la sécurisation n’est pas un point clé, Andromède étant un cloud potentiellement ouvert et public. A l’opposé, le cloud de la Dila est garanti privé avec une localisation de l’hébergement bien identifiée.
Quel est l’impact sur l’organisation ?
Le passage à un fonctionnement en mode cloud computing impacte nécessairement l’organisation de la DSI. Si il n’y a pas de changement fondamental en matière de gestion des emplois et compétence (référentiels métier identiques), il y a un changement sur la manière d’exercer les métiers. Opérer une machine virtuelle exige moins de ressources mais des travaux émergent autour du packaging, de l’automatisation, de la réflexion du modèle économique de refacturation (logique de système locatif forfaitaire sur l’année et refacturation à l’usage…). Les nouveaux outils sont opérés différemment, ce qui implique une refonte des processus d’exploitation.
Source : Acteurspublics.com
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
Cas de la DGME : cloud pour l’incubation de projets
19/07/12
La DGME intervient en phase amont des projets pour le lancement de projets expérimentaux d’administration numérique, qu’elle incube et transfert par la suite à d’autres administrations, en particulier la DILA.
Par exemple, l’incubation actuelle du projet pour l’inscription sur les listes électorales nécessite de gérer des périodes de pointes en fin d’année calendaire. Le modèle du cloud computing est adapté dans le sens où il est possible d’augmenter les ressources en infrastructures uniquement sur cette période et de dépenser en conséquence. Une infrastructure traditionnelle obligerait à dépenser sur toute l’année en continu pour un niveau d’activité moindre.
Enfin, lorsque les projets ont atteint leur maturité, ils sont transférés auprès de la Dila. Il y a des gains en termes de transfert d’applications et d’exploitations d’applications.
Quel l’impact sur l’organisation ?
Les besoins des usagers augmentent par rapport à il y a une quinzaine d’années. Pa exemple, la messagerie est incontournable aujourd’hui, chaque agent en dispose, ce qui n’était pas le cas auparavant.
Cette évolution des usages impacte le métier des DSI, qui est appelé à moins se concentrer sur le « cablage » dans les salles machines, mais sur la valeur ajoutée à apporter pour le service à l’usager et la performance du système. Les préoccupations avancent d’un cran vers la couche métier.
Source : Acteurspublics.com
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
Cercle de l’Administration Numérique : la performance applicative au service des enjeux opérationnels du secteur public
19/07/12
Le 26 juin 2012, le Cercle de l’Administration Numérique de MARKESS International a abordé le thème de « la performance applicative au service des enjeux opérationnels du secteur public ». Une vingtaine de responsables du secteur public ont écouté les analystes de MARKESS International sur les évolutions actuelles des systèmes d’information du secteur public impliquant un effort quant à la performance applicative. En seconde partie, le témoignage d’un directeur de projet de la Dirisi du Ministère de la Défense en charge d’un projet de performance applicative a permis d’illustrer ce sujet de manière concrète .
L’efficacité opérationnelle du secteur public et l’accomplissement de certaines missions (défense, gestion sanitaire et environnementale, santé…) repose en effet de plus en plus sur la performance et l’excellence des systèmes d’information qui le composent. La diversité des applications, leur criticité ainsi que l’exigence des utilisateurs complexifient cependant les approches. Il s’agit non seulement de piloter de manière efficace les systèmes informatiques mais aussi de garantir la qualité et la disponibilité des applications critiques dont une déficience de performance pourrait être préjudiciable à l’activité. Si cette exigence ne peut se faire sans la mise en place d’un véritable dialogue entre directions informatiques et services métiers, cette démarche reste aussi soutenue par des applications technologiques permettant d’optimiser la performance applicative, d’anticiper les anomalies et de fournir le niveau de service requis en fonction de la criticité des applications et du ressenti des utilisateurs finaux.
Pour en savoir plus sur les petits-déjeuners du Cercle de l’Administration Numérique de MARKESS International :
- Contactez Aurélie Courtaudon, acourtaudon@markess.com, pour y participer en tant que décideur du secteur public.
- Contactez Jean-Baptiste Rival, jbrival@markess.com, pour y participer en tant que prestataire IT.
Visite en 3D de la ville de Bordeaux
18/07/12
La ville de Bordeaux valorise son patrimoine en proposant un service de visite en 3D à l’aide de tablettes numériques. Il sera possible, dès septembre 2012, de visiter la ville en la découvrant sous son visage du 18ème siècle. Grâce au principe de la réalité augmentée et d’une tablette numérique, l’utilisateur pourra superposer des images virtuelles sur des images réelles captées par la caméra de la tablette et munie d’un système précis de géolocalisation. Un casque est également mis à disposition au sein des bâtiments pour une immersion sonore. Fruit d’un consortium de six entreprises aquitaines réunies, cette application devrait dévoiler d’autres époques à moyen terme et être exportées vers d’autres villes.
Source : bordeaux7.com
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10