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Archivage électronique : un nouveau site et des avancées réglementaires en préparation
18/02/13
Les Archives nationales disposent désormais d’un nouveau site à Pierrefitte-sur-Seine, inauguré le 11 février 2013, par le Président de la République. A cette occasion, le Président a souligné l’urgence de la prise en compte des documents dématérialisés dans les politiques de conservation des archives publiques. Il s’agit à la fois de concilier la protection des données personnelles, tout en mesurant ce principe dans le temps, afin que cela ne devienne pas une occultation du passé non plus. Enfin, il a précisé que la réflexion sur la conservation des archives ne peut se limiter uniquement à celles de l’Etat et des collectivités locales. La question se pose aussi selon lui « pour les archives privées des individus, mais aussi des entreprises. Nous devons donc associer de nombreuses institutions publiques, privées, associatives pour atteindre cet objectif. »
Dans la continuité de ces affirmations, un projet de loi « patrimoine » doit être proposé fin 2013. Il est prévu d’y inscrire des dispositions relatives aux archives, à savoir la révision des délais d’accès aux documents et la transposition aux supports électroniques, des dispositions applicables aux archives papiers. A la demande de l’association des archivistes de France, cette loi devrait aussi répondre à la problématique des fonctions d’archivage dans les logiciels des éditeurs, qui à ce jour ne sont pas forcément intégrées par défaut. Enfin, la question de l’organisation des archives électroniques dans l’administration centrale et les collectivités locales est aussi soulevée. Alors que des initiatives se multiplient sans coordination globale, l’élaboration d’une politique commune se révèle nécessaire pour mutualiser les outils et les plates-formes et générer des économies d’échelles. La direction interministérielle des systèmes d’information de l’Etat (DISIC) pourrait être amenée à jouer un rôle prépondérant sur ce sujet.
Exemples de plates-formes dans l’administration centrale : le projet SPAR de la BNF, le projet Atlas de la DGFIP et le projet de l’INPI en association avec la Caisse des Dépôts…. Des projets où les acteurs tentent d’ouvrir leur solution à d’autres acteurs et en devenant ainsi tiers-archiveur.
Contexte de l’archivage dans les collectivités locales : l’organisation de l’archivage est encore à l’image du mille-feuille territoriale. La réorganisation de cette fonction sera à mettre en perspectives du projet de décentralisation en cours.
Discours du Président ou Résumé
En savoir plus sur la future loi Patrimoine
En savoir plus sur l’archivage électronique sur le Blog Administration Numérique
Sources : La gazette, Le MagIT
Alertes Administration Numérique N°2 – Vol.11
L’archivage électronique pour les collectivités locales : l’exemple d’e-Megalis Bretagne
22/11/12
Le syndicat e-Megalis Bretagne achève la première partie de son projet d’archivage électronique, suite à l’attribution du marché en regard, conduit sous la forme d’un dialogue compétitif. Il s’agit désormais d’effectuer le déploiement d’ici 2014, au bénéfice de 93 membres*. Trois prestataires ont été retenus sous forme d’un groupement (intégrateur, éditeur et tiers-archiveur agréé par les Archives de France). La particularité du projet réside dans une double localisation des données selon le type d’archives : version externalisée pour les archives intermédiaires et version internalisée au sein des systèmes d’information des collectivités pour les archives définitives.
Source : Décideur Public
Alertes Administration Numérique N°11 – Vol.10
* le Conseil régional de Bretagne, les quatre conseils généraux de Bretagne, onze communautés d’agglomération, 73 communautés de communes, quatre villes, soit un total de 1 065 collectivités éligibles
La mutualisation en question pour les projets d’archivage des collectivités locales
22/10/12
Lors de son 10ème colloque national à Béthune (Pas-de-Calais) du 2 au 4 octobre 2012, l’Association des archivistes français a abordé la question de la mutualisation des activités archivistiques entre communes, intercommunalités et départements. En effet, la réorganisation en cours au sein des collectivités locales (transfert de compétences vers une intercommunalité, regroupements de divers services au sein de structures, comme les établissements publics de coopération culturelle, rapprochements pour raisons budgétaires…), impacte directement les services archivistiques. Ces différents scénarios conduisent à des formes de mutualisation diverses et variées, avec en toile de fonds des questions sur le niveau adapté de gestion des archives, sur leurs versements, sur leur conservation physique, sur les ressources humaines nécessaires, etc. Ce bouleversement des pratiques archivistiques est aussi l’occasion d’aborder la question de l’archivage électronique. Les préoccupations se posent notamment en terme de capacités de stockage informatique des collectivités, d’autant plus si elles sont de petite taille. L’idée de plates-formes communes de stockage avec des départements ou des centres de gestion fait son chemin. La question du numérique en faveur de l’archivage est aussi corrélée à la diffusion et la valorisation des contenus via des sites et portails.
Source : lagazette.fr
Alertes Administration Numérique N°10 – Vol.10
Cas de l’Imprimerie Nationale : passage à l’archivage numérique
23/08/12
L’Imprimerie Nationale vient de sélectionner sa solution d’archivage électronique : jusque là archivés physiquement, les 400 000 nouveaux documents journaliers seront désormais archivés électroniquement. Le choix de la solution devait couvrir 14 conditions de sécurité dont notamment l’horodatage, le contrôle d‘intégrité (avec scellement de la traçabilité), l’authentification forte, l’archivage dès la création du document, le contrôle de vérification de l’intégrité des objets en continu, la restauration automatique en cas d’erreur… Les documents sont en effet archivés comme éléments de preuve et peuvent être juridiquement opposables.
Source : silicondsi.fr
Alertes de l’administration N°8 – Vol.10
Conseil général des Pyrénées-Atlantique : mutualisation des projets d’archivage
18/07/12
Le conseil général des Pyrénées-Atlantique enclenche une démarche de mutualisation des moyens et des connaissances à l’échelle départementale pour déployer un projet d’archivage électronique. Au-delà de l’aspect technique, il s’agit d’élaborer une stratégie commune entre le conseil général, la communauté d’agglomération Pau-Pyrénées, le centre de gestion des Pyrénées-Atlantiques, l’agence publique de gestion locale et l’agence départementale du numérique.
Source : cg64.fr
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
Conditions de réutilisation des données publiques des services d’archives
18/07/12
Suite à la demande du site Notrefamille.com aux services d’archives des collectivités de lui fournir les fichiers contenant des données du recensement ou relatives à l’état civil, une décision vient d’être prise pour régler ce litige. La cour d’appel de Lyon renvoie aux exigences qu’imposent la loi du 17 juillet 1978 qui consacre la liberté d’accès aux documents administratifs et la réutilisation des informations publiques, et s’agissant d’informations publiques comportant des données à caractère personnel, renvoie aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978. La réutilisation de ces données doit satisfaire aux 2 lois : l’autorité compétente a la charge de s’en assurer.
Source : lagazettesdescommunes.com
Alertes de l’administration N°7 – Vol.10
Cas de l’hôpital de Montélimar : archivage d’images médicales
16/03/12
Plusieurs établissements de santé du territoire de Montélimar se sont alliés pour mutualiser un système d’archivage et de communication des images médicales (PACS). Le partage du dossier d’imagerie du patient entre les établissements et les professionnels de santé du territoire implique une diffusion externe des images garantie grâce à une authentification à l’aide de la carte CPS (carte des professionnels de santé). Un archivage mutualisé et hébergé sera réalisé au sein des datacenters d’une société agréée « hébergeur de données de santé » à caractère personnel.
Source : MySIH News
Alertes de l’administration N°3 – Vol.10
Cas du conseil général de l’Yonne : numérisation des registres civiques
15/02/12
Le conseil général de l’Yonne a numérisé les registres civiques et les listes nominatives du recensement de la population relevant des archives modernes (antérieures à 1940). Ces registres, étant en effet très consultés et très fragiles, sont désormais manipulables en version numérique (95 000 fichiers numériques). Sont disponibles en ligne sur Internet les seuls documents de plus de 120 ans (soit antérieurs à 1891 inclus), les documents postérieurs (jusqu’en 1936) sont consultables, sous forme numérisée, aux archives départementales.
Source : Artesi
Alertes de l’administration N°2 – Vol.10