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Cas du conseil général de Seine et Marne : outils pour le suivi de l’activité
17/02/13
Le conseil général de Seine et Marne a mis en oeuvre depuis 2008 un projet visant à s’équiper d’outils pour le suivi des activités. Il s’agissait d’aider les directions à construire leur budget en respectant les contraintes budgétaires. Une nouvelle solution a donc été sélectionnée en remplacement de la précédente. La collectivité dispose désormais d’un outil conviviale accessible par tous les agents concernés. Ils sont ainsi en mesure de réaliser des simulations de prévisions de dépenses en allant chercher des données dans l’application métier concernée. Les premiers bénéfices se sont notamment fait ressentir au niveau de l’aide social à l’enfance.
Source : silicon.fr
Alertes Administration Numérique N°2 – Vol.11
Cas de Nantes Métropole : consolidation des données
16/04/12
Nantes Métropole est engagée dans une démarche de consolidation de ses données grâce à une solution d’intégration de données (Informatica) avec en premier lieu des visées analytiques. C’est la ville de Nantes qui a fait office d’expérimentations en implémentant la solution sur un périmètre réduit : il s’agissait de rapprocher les données RH et financières afin de disposer du coût complet d’un programme grâce à une cartographie précise des agents contribuant celui-ci. Dans un second temps, Nantes Métropole s’est appropriée l’outil au service des RH (observatoire des plans de carrière…) mais aussi de son service de surveillance permanent des réseaux métropolitains (interventions sur sites lors de dysfonctionnement). Sont également en projet la synchronisation de la base de données RH et du référentiel d’identités, l’e-data et les démarches administratives, l’open data, etc.
Source : LeMagIT
Alertes de l’administration N°4 – Vol.10
L’administration numérique : chantiers clés et défi du « big data »
12/03/12
L’administration numérique fait très souvent référence aux modes d’interactions via le web mis en place pour les usagers, mais c’est sans compter sur les nombreuses adaptations requises en interne pour proposer ces services innovants. Ainsi, l’administration numérique peut être abordée comme un ensemble de chantiers en interrelation : il s’agit à la fois de proposer de nouveaux services aux usagers (citoyens, entreprises, agents…) mais aussi d’adapter les infrastructures et les systèmes d’information sous-jacents, sans lesquels les nouveaux services ne peuvent être déployés. Ce projet d’ensemble prend alors sens au service de la performance des administrations françaises, confrontées à un contexte budgétaire et financier difficile.
De manière générale, les chantiers numériques apparaissent désormais moins morcelés et font partie intégrante d’une stratégie d’ensemble au service du « concept d’administration numérique ». Si les chantiers prioritaires des décideurs du secteur public se maintiennent depuis ces 5 dernières années, les enjeux d’hier ne sont cependant plus ceux d’aujourd’hui. En effet, ces chantiers clés doivent satisfaire à des besoins de plus en plus sophistiqués avec notamment :
- Des projets de dématérialisation évoluant actuellement vers la dématérialisation de bout en bout, de processus incluant différents métiers, d’où découlent également des enjeux de conservation dans le temps et de sécurisation des documents dématérialisés ;
- Une relation numérique à l’usager prenant une dimension interactive et participative (réseaux sociaux, temps réel avec l’essor de terminaux mobiles intelligents…) et la possibilité d’effectuer des demandes en 24/7, grâce aux services en ligne dématérialisés et en situation de mobilité;
- L’implémentation de solutions décisionnelles et de gestion de l’information afin de mettre en relation des données transversales, issues de différents environnements métier, à des fins analytiques ou encore de partage des données jusqu’alors redondantes au sein de systèmes d’information dissociés.
Face à ce constat le secteur public français représente, sans conteste, un vaste ensemble où circule un volume important de données et d’informations (mails, données métiers, documents bureautiques, web …). Présentes sous des formats divers, à la fois numérique et papier, structurées ou non structurées, la gestion de ces données n’est pas évidente au premier abord. En outre, l’essor de la dématérialisation, boostée notamment par une législation incitative, renforce ce constat, ainsi que la politique d’ouverture des données publiques. Cette croissance exponentielle des contenus numériques posent la question de la gestion de ces données, à la fois sous l’angle de la qualité, de la sécurité, de la gestion de leur cycle de vie ou encore de leur traitement. Encore peu pris en compte au sein des administrations dans son ensemble, la gestion de l’information devrait retenir l’attention des décideurs dans les années à venir sous réserve de leur disponibilité budgétaire pour conduire ce type de projets :
- Dans le contexte de la relation usager, le traitement des demandes peut nécessiter l’intervention de différents services de l’administration, qui ont, alors, des besoins de partage de données grâce à des référentiels transversaux, permettant d’éviter les redondances d’informations au sein de différents systèmes informatiques ;
- Dans le contexte de la gestion interne, des besoins se font ressentir en terme de collaboration autour de documents produits très souvent avec l’intervention de plusieurs services ou encore de recherche d’information utile en temps voulu ;
- Des enjeux autour de la sécurité se font aussi ressentir, en termes de droits selon des profils utilisateurs, mais aussi en termes de partage avec des partenaires externes ou en situation de mobilité.
Pour en savoir plus, téléchargez la table des matières de l’étude
« Bilan et perspectives des logiciels et services IT dans l’administration française 2011-2013″
Alertes de l’administration N°3 – Vol.10
Cercle de l’administration numérique : les atouts d’une gestion intelligente de l’information
24/01/12
Le 17 janvier 2012, le Cercle de l’Administration Numérique de MARKESS International s’est à nouveau réuni pour échanger autour du thème clé : « les atouts d’une gestion intelligente de l’information ». Une vingtaine de responsables du secteur public ont écouté les analystes de MARKESS International sur les tendances majeures de la gestion de l’information au sein du secteur public, illustrées ensuite avec le témoignage du directeur des systèmes d’information du conseil général de Seine-Maritime.
L’expérience du conseil général de Seine-Maritime repose sur une gestion documentaire transversale impliquant une démarche d’urbanisation de processus, opposée à une approche par métier en mode vertical. Le cycle de vie des documents est géré en 3 temps : documents d’utilité courante, documents d’utilité administrative et documents versés aux archives définitives (patrimoine). Pour accéder à la présentation du directeur des systèmes d’information du conseil général de Seine-Maritime, veuillez cliquer ici.
La croissance exponentielle du volume d’informations électroniques non structurées (données issues de sites web, mails, documents bureautiques, solutions collaboratives…) au sein du secteur public soulève des enjeux en faveur d’une meilleure gestion de l’information, qu’il s’agisse d’enjeux :
- De collaboration autour de documents produits très souvent avec l’intervention de différents services ;
- De recherche d’information, pour accéder plus facilement à l’information utile en temps voulu ;
- De gestion des correspondances avec les usagers ou autres partenaires externes, en vue de répondre à leurs demandes dans les meilleures délais ;
- D’accessibilité à l’information, en terme de droits selon des profils utilisateurs, mais aussi en terme de partage avec des partenaires externes ou en situation de mobilité.
Extrait d’études de MARKESS International :
« Gestion de contenu : Nouveaux besoins dans un contexte de collaboration – 2010″
La gouvernance de l’information : nouvel enjeu autour de la gestion des données au sein du secteur public
24/01/12
La gouvernance de l’information vise à organiser une stratégie et un certain nombre de règles pour maîtriser au mieux et tirer parti des données et informations présentes au sein d’une organisation. Ainsi trois aspects recouvrent généralement cette notion :
- La qualité des données : en tant que matière première informationnelle, la donnée est l’élément clé de traitement d’un processus qui aboutira à une prise de décision ou à la délivrance d’un service. C’est pourquoi il est nécessaire de garantir la qualité des données afin d’enrayer notamment les sources d’erreurs défavorables à tout bon fonctionnement ;
- La gestion du cycle de vie des données : la donnée peut être vue comme un « objet » dont il convient de gérer le cycle de vie de sa création à sa destruction en passant par son traitement et sa conservation dans le temps (archivage sur des périodes plus ou moins longues). En fonction des étapes de sa vie, elle aura une valeur différente pour l’administration en termes de disponibilité, de criticité, de traçabilité et d’intégrité… ;
- La sécurisation des données : cet enjeu de la gouvernance des données renvoie à la prise en compte des données sensibles et confidentielles qu’il convient de protéger vis-à-vis de toute utilisation malveillante interne ou externe à l’administration. C’est aussi la prise en compte des acteurs dans la manipulation de ces données, en définissant des droits d’accès en fonction des rôles de chacun.
Selon l’étude de MARKESS International conduite pour la société IBM, auprès de décideurs d’administrations françaises portant un intérêt pour la gouvernance de l’information, la qualité et la sécurisation des données requièrent l’attention d’une majorité d’entre eux. Ces deux critères arrivent en effet en priorité n°1 en 2011 pour le secteur public.
Pour en savoir plus et téléchargez la synthèse