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Cas de la ville de Gap : recours au cloud pour les outils de collaboration
21/01/13
C’est au tour de la ville de Gap de sauter le pas vers des services en mode cloud pour ses outils de communication et de collaboration. C’est la solution Google Apps qui a remporté le marché, à la suite d’une analyse qualité/fonction/prix. La ville de Gap atteignait les limites des capacités de l’ancien système : saturation des outils de messagerie et de collaboration avec un impact sur la connexion des PC, déplacements dans chaque service pour réactiver, saturation de la baie de stockage, etc. L’appel d’offres initial portait sur le mail, la gestion des contacts, le calendrier partagé, des outils de communication audio et vidéo. Le choix de cette solution à l’avantage de répondre aux besoins initiaux demandés et de susciter de nouveaux usages grâce au bouquet de services de Google (partage de documents notamment pour les élus en déplacement via leur mobile).
Dans le cadre de sa dernière étude « Bilan et Perspectives des Logiciels et Services dans les Collectivités Locales, France, 2012-2014″, MARKESS International a analysé le recours des collectivités locales aux services de cloud computing.
Source : LeMagIT.fr
Alertes Administration Numérique N°1 – Vol.11
Un espace collaboratif pour les régions
22/11/12
L’association des régions de France (ARF) vient de s’équiper d’un réseau social au bénéfice de l’ensemble des régions de France. Cet outil devrait permettre de faciliter le partage d’informations entre régions. Elus et agents peuvent créer leur profil et accéder à divers services : groupe de travail, partage de contenus, documents collaboratifs, etc.
Source : ARF
Alertes Administration Numérique N°11 – Vol.10
Cas de la direction du budget : nouvelle étape pour son portail
21/05/12
Le portail de la Direction du Budget entre dans un nouveau cycle. Utilisé par 275 agents, il est construit à partir de solutions open source et se compose d’outils de gestion des documents et des courriers, d’espaces collaboratifs et d’une automatisation de l’élaboration des dossiers, le tout de manière unifiée. Ce dernier propose en outre un accès aux applications du ministère ainsi qu’à diverses sources d’informations (liens, fils d’actualités, notes de service, etc.). La 3ème version en préparation donnera la priorité à la recherche améliorée au sein des courriers, l’automatisation des notes d’information, la mise en place d’un tableau de bord des dossiers en cours d’élaboration et de validation.
Source : Silicon.fr
Alertes de l’administration N°5 – Vol.10
Cas de la mairie de Vannes : changement de la solution de messagerie
1/12/11
La mairie de Vannes ne comporte pas moins de 650 postes de travail, tous équipés du même système de messagerie depuis 1999 : Domino avec le client Notes. La ville a réalisé en 2009 une étude d’opportunité de migration en évaluant dans un premier temps les usages (emails, agendas, contacts), ainsi que la volumétrie de la messagerie en place. Le choix de la nouvelle solution s’est porté sur un système de messagerie interne, les solutions en ligne n’ayant pas atteint un niveau suffisant de maturité. Cette solution est également compatible avec les terminaux d’accès Blackberry. Pour mener à bien ce projet, la communication avec les utilisateurs a été primordiale, ce qui a permis de les informer des bonnes pratiques et des bons usages d’une messagerie électronique.
Source : décisions-achats.fr
Alertes de l’administration N°21 – Vol.9
Cercle de l’administration numérique : modernisation des processus au service de la performance du secteur public
2/11/11
Lors du petit-déjeuner du Cercle de l’Administration Numérique d’octobre 2011, MARKESS International a eu le plaisir de recevoir le chef du département de la démographie de l’Insee qui a fait part de son expérience en matière « d’optimisation des processus« .
Dans le contexte actuel, où les administrations françaises concentrent leurs efforts en faveur de l’amélioration de la relation usager et de leur fonctionnement en interne, elles cherchent les moyens d’améliorer leur efficacité opérationnelle. La refonte de certains processus* peut s’avérer alors nécessaire.
Dans sa dernière étude « Amélioration & Automatisation des Processus d’Entreprise : Attentes & Solutions » conduite auprès de décideurs d’organisations privées et publiques, MARKESS International constate les tendances suivantes au sein des administrations françaises :
- Près de 2/3 des décideurs interrogés déclarent que l’intérêt de leur administration vis-à-vis de l’amélioration des processus est présente au niveau de processus clés mais elle n’est cependant pas prise en compte de manière globale par le top management ;
- Les processus métiers nécessitant une amélioration sont plutôt ceux dédiés aux métiers spécifiques de chaque administration au détriment des fonctions de support tels que les ressources humaines, les finances ou encore les achats ;
- Plus de la moitié des décideurs du secteur public privilégient l’optimisation des processus transverses associés à la production documentaire et aux échanges collaboratifs ;
- Parmi les outils les plus utilisés par les décideurs des administrations françaises en 2011 pour améliorer et automatiser leurs processus figuent : les outils de BI, les solutions de collaboration, les outils de gestion de contenu et de l’information (ECM/EIM) ;
- Parmi les outils et approches ayant de belles perspectives d’ici 2012 et au-delà se trouvent : les services web ou les architectures SOA, les solutions de workflow, les outils de modélisation graphique de processus.
* Le processus est généralement traduit par une séquence organisée d’actions ou de tâches qui s’enchaînent et interagissent les unes sur les autres jusqu’à leur clôture ou retour à l’origine (dans le cas de processus itératifs ou répétitifs). Il s’agit le plus souvent de suite d’opérations de gestion, d’enrichissement d’informations, d’échanges collaboratifs, d’événements métier…, pour arriver à une décision. Ces opérations ou actions sont réalisées au travers d’outils (formulaires…) par des acteurs (humains ou automates) aux compétences définies et en respectant des règles métier afin de produire la valeur ajoutée (produit ou service) souhaitée.
Extrait d’études de MARKESS International : « Amélioration & Automatisation des Processus d’Entreprise : Attentes & Solutions »
Alertes de l’administration N°19 – Vol.9
La DISIC prépare ses premiers chantiers interministériels
19/10/11
La direction interministérielle de l’Etat (Disic) a publié récemment un appel d’offres pour l’accompagner dans le démarrage de chantiers qu’elle souhaite mettre en œuvre au niveau interministériel :
- Évaluer les grands projets de systèmes d’information et de communication des ministères en amont de leur lancement : une méthode d’analyse de valeur des projets sera élaborée en tenant compte des critères suivants : retour sur investissement, gains qualitatifs pour le citoyen et l’agent public, alignement sur la stratégie interministérielle, etc. ;
- Sécuriser le déroulement des projets des ministères : une approche structurée sera définie par la DISIC pour conduire auprès des ministères des missions de sécurisation des projets, basée sur la maîtrise des risques (gouvernance, pilotage, respect des engagements, transparence, renforcement des compétences, etc.) ;
- Réalisation d’études comparatives : étude comparative des solutions de messagerie en place dans les ministères et définition d’une trajectoire de convergence, analyse comparative de technologies de mobilité sécurisées afin de définir une offre de services commune au sein des administrations, étude de rationalisation du poste de travail et maîtrise du coût de possession global, étude de scénarios d’externalisation (SaaS) d’applications non critiques, étude d’opportunité relative à une technologie récente, étude de cadrage d’un projet interministériel porté par la DISIC.
L’accompagnement sollicitée pour mettre en œuvre ces chantiers requière des expertises TIC diverses : réseaux et systèmes de télécommunication, architecture et urbanisation, bureautique et poste de travail, messagerie et solutions collaboratives, développement informatique, sécurité des systèmes d’information, cycle de vie des données (modélisation, création, gestion, partage, archivage), ergonomie des applications informatiques, production informatique (hébergement, supervision, exploitation, sauvegarde), gouvernance, organisation et management des systèmes d’information, pilotage.
Informations extraites de la lecture de documents de marchés publics
Alertes de l’administration N°18 – Vol.9